L’aménagement de bureau représente un enjeu majeur pour les entreprises souhaitant optimiser leur environnement de travail.
Cette étude de cas détaille la transformation réussie d’espaces professionnels par BRH Aménagement, illustrant comment une approche méthodique peut révolutionner l’expérience collaborateur et booster la productivité.
Contexte du projet d’aménagement
L’entreprise cliente, une société de services comptant 120 employés, faisait face à plusieurs défis dans ses anciens locaux. Les espaces de travail cloisonnés limitaient la collaboration entre équipes, tandis que l’éclairage insuffisant et le mobilier vieillissant impactaient négativement le moral des salariés.
BRH Aménagement a été sollicité pour repenser entièrement l’organisation spatiale sur 800 m². L’objectif : créer un environnement de travail moderne favorisant les échanges tout en préservant des zones de concentration.
Méthodologie d’analyse et de conception
Notre approche débute systématiquement par une phase d’audit approfondi. L’équipe BRH a mené des entretiens avec les différents services pour comprendre leurs besoins spécifiques et leurs contraintes quotidiennes.
Diagnostic des espaces existants
L’analyse révèle plusieurs problématiques récurrentes dans l’aménagement initial. Les bureaux individuels occupaient 70% de la surface utile, créant un sentiment d’isolement. Les salles de réunion, sous-dimensionnées, obligeaient les équipes à reporter régulièrement leurs rencontres.
- Circulation difficile entre les services
- Manque d’espaces collaboratifs informels
- Absence de zones de détente
- Éclairage artificiel dominant
- Acoustique défaillante
Définition des objectifs
En collaboration avec la direction et les représentants du personnel, nous avons établi un cahier des charges précis. La nouvelle configuration devait favoriser le travail en mode projet tout en offrant des espaces de concentration pour les tâches nécessitant de la réflexion.
- Augmenter les surfaces collaboratives de 40%
- Créer 3 typologies d’espaces de réunion
- Intégrer des solutions acoustiques performantes
- Optimiser l’éclairage naturel
- Prévoir des espaces de convivialité
Solutions d’aménagement mises en œuvre
La transformation s’articule autour du concept d’Activity Based Working, permettant aux collaborateurs de choisir leur environnement selon la nature de leur activité. Cette approche nécessite une réflexion poussée sur les flux et les usages.
Réorganisation des espaces de travail
L’open space repensé occupe désormais 45% de la surface, avec des îlots de 6 à 8 postes favorisant la cohésion d’équipe. Des cloisons acoustiques mobiles permettent de moduler l’espace selon les besoins ponctuels.
Le mobilier sélectionné privilégie l’ergonomie et la flexibilité. Les bureaux réglables en hauteur équipent l’ensemble des postes, tandis que les rangements sur roulettes facilitent les réorganisations.
Création d’espaces spécialisés
Trois typologies de salles de réunion répondent aux différents besoins :
- Bulles de créativité (4 personnes) pour les brainstormings
- Salles de réunion classiques (8-12 personnes) pour les présentations
- Amphithéâtre (30 personnes) pour les assemblées générales
Des espaces de concentration individuelle, surnommés « cocons », offrent un refuge aux collaborateurs nécessitant du calme. Ces alcôves vitrées préservent la luminosité tout en isolant phoniquement.
Intégration de la technologie
Chaque espace bénéficie d’équipements technologiques adaptés. Les salles de réunion disposent d’écrans interactifs et de systèmes de visioconférence, facilitant les échanges avec les équipes distantes.
Le réseau WiFi renforcé et les prises USB intégrées au mobilier supportent les nouveaux modes de travail nomades au sein des bureaux.
Gestion de projet et accompagnement au changement
La réussite d’un projet d’aménagement repose autant sur la qualité de la conception que sur l’accompagnement des utilisateurs. BRH Aménagement a déployé une stratégie de conduite du changement sur 6 mois.
Planning de réalisation
Les travaux se sont déroulés par phases pour maintenir l’activité de l’entreprise. La première étape concernait les espaces communs et les salles de réunion, permettant aux équipes de s’approprier progressivement les nouveaux usages.
La seconde phase portait sur la transformation de l’open space, réalisée pendant les congés d’été pour minimiser les perturbations. Cette organisation séquentielle a permis de livrer le projet dans les délais impartis.
Formation et sensibilisation
Des sessions de formation ont été organisées pour présenter les fonctionnalités du nouveau mobilier et les règles d’usage des espaces partagés. Ces moments d’échange ont également permis de recueillir les premiers retours et d’ajuster certains détails.
Un guide d’utilisation illustré a été remis à chaque collaborateur, détaillant les bonnes pratiques pour préserver l’acoustique et maintenir l’ordre dans les espaces communs.
Résultats et bénéfices observés
Six mois après la livraison, les indicateurs de satisfaction révèlent l’impact positif de la transformation. L’enquête interne montre une amélioration notable du bien-être au travail et de l’efficacité collective.
Indicateurs de performance
Les métriques suivies démontrent l’atteinte des objectifs fixés :
- Taux d’occupation des salles de réunion : +35%
- Temps de recherche d’espaces disponibles : -60%
- Satisfaction collaborateurs : 8,2/10 (vs 5,8 initialement)
- Nombre de projets transversaux : +25%
- Absentéisme : -15%
Retours d’expérience des utilisateurs
Les témoignages recueillis soulignent l’amélioration de l’ambiance de travail et la facilitation des échanges informels. Les managers notent une meilleure réactivité dans la prise de décision grâce aux espaces de réunion spontanée.
Quelques ajustements ont été nécessaires, notamment l’ajout de plantes vertes pour améliorer l’acoustique naturelle et créer une atmosphère plus chaleureuse dans l’open space.
Enseignements et bonnes pratiques
Cette étude de cas aménagement bureau illustre l’importance d’une approche collaborative dès la phase de conception. L’implication des futurs utilisateurs garantit l’adéquation entre les solutions proposées et les besoins réels.
Facteurs clés de succès
Plusieurs éléments ont contribué à la réussite de ce projet de transformation :
- Diagnostic approfondi des usages existants
- Co-construction des solutions avec les équipes
- Phasage adapté pour limiter les perturbations
- Accompagnement personnalisé au changement
- Suivi post-livraison et ajustements
Recommandations pour futurs projets
L’expérience acquise sur ce projet nourrit nos recommandations pour les entreprises envisageant une transformation de leurs espaces. La réflexion sur les modes de travail doit précéder le choix du mobilier et de l’agencement.
La flexibilité constitue un critère déterminant dans un contexte où les organisations évoluent rapidement. Privilégier des solutions modulaires permet d’adapter l’aménagement aux futurs besoins sans engager de nouveaux investissements majeurs.
Perspectives d’évolution
L’aménagement livré intègre une capacité d’évolution pour accompagner la croissance de l’entreprise. Les cloisons démontables et le mobilier modulaire facilitent les réorganisations futures sans remettre en cause l’investissement initial.
Un bilan annuel est programmé pour évaluer l’évolution des besoins et identifier les optimisations possibles. Cette démarche d’amélioration continue garantit la pérennité des bénéfices obtenus.
Cette étude de cas démontre qu’un aménagement réussi résulte d’une démarche structurée alliant expertise technique et compréhension des enjeux humains. L’investissement dans un environnement de travail adapté génère des retours mesurables sur la performance et l’attractivité de l’entreprise.